Administratör till Kontaktcenter

I Söderköpings kommun vill vi skapa Livsglädje. Alla dagar. Det är vår vision och något vi strävar efter. Här finns möjligheter och utmaningar i en attraktiv kommun, strategiskt belägen med närhet till universitetsstäderna Norrköping och Linköping. Delaktighet och närheten till beslut ger stora möjligheter till yrkesmässig och personlig utveckling. Genom medskapande formar vi en attraktiv arbetsplats, där vi bidrar till ett fortsatt växande Söderköping. Vår värdegrund: helhetssyn, nytänkande, engagemang och tydlighet berättar om hur vi som organisation vill vara och uppfattas. Välkommen att skapa framtiden tillsammans med oss! Kontaktcenter är en enhet inom det nyskapade verksamhetsområdet Kultur, Kommunikation och Service. Verksamhetsområdet ansvarar utöver Kontaktcenter också för kommunikation och e-tjänster, näringsliv och turism, kultur, idott och fritid samt bibliotek. Kontaktcenter är en central funktion för extern och intern information och service till kommunens invånare och besökare samt kommunens verksamheter. Kontaktcenter hjälper till med enklare frågor och ärenden gällande kommunens olika enheter och andra myndigheter. Nu behöver vi förstärka vårt team med en administratör. Arbetsbeskrivning Du ingår i vårt team och kommer arbeta såväl i grupp som självständigt. Du rapporterar till enhetschef och du kommer vara en av kontakcenters 5 medarbetare. I din roll som administratör vid kontakcenter är du den som bemannar kommunens växel och reception. Du hanterar inkommande samtal och besök, tar emot leveranser och är den som i första steg hanterar inkommande synpunkter via en av kommunens e-tjänster. Det kommer också att ingå arbetsuppgifter som postöppning, registrering, diarieföring, utlämnande av allmänna handlingar och arkivering av handlingar. Då Kontaktcenter ger service till kommunens invånare och besökare samt kommunens verksamheter tillkommer varierade arbetsuppgifter över tid beroende på uppdrag. Vi använder Mitels MiContact Centre Agent (MiCC) som växelsystem  och Ciceron som ärende- och dokumenthanteringssystem. Kvalifikationer För att kvalificera för tjänsten som administratör behöver du ha minst gymnasieutbildning och tidigare erfarenhet av arbete i växel och eller reception. Du stimuleras av att ha ett varierande arbete med starkt kundfokus, både i bemötande och service. Det krävs att du har goda språkkunskaper i svenska i tal och skrift. Vi arbetar i flera olika system och förutsätter att du har god datorkunskap. Det är också meriterande om du har arbetat med registrering, diarieföring, utlämnande av allmänna handlingar, har kunskaper i offentlighet- och sekretesslagen, offentlighetsprincipen, arkivlagen, förvaltningslagen och kommunallagen samt arbetat i en politiskt styrd organisation. Som person ska du vara serviceinriktad och ha lätt för att skapa goda relationer. Du är strukturerad, noggrann och har förmåga att arbeta självständigt och tar eget ansvar samtidigt som du är en god lagspelare. För att vara rätt person för oss måste du också ha engagemang i ditt arbete, vara ansvarsfull samt utvecklingsorienterad. Du är stabil i pressade situationer och har lätt för att anpassa dig efter ändrade omständigheter och har förmågan att se helheten samtidigt som du kan detaljerna. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt samt har förmågan att hålla tidsramar. Du tänker digitalt först och tycker att det är spännande att få vara med och utveckla och påverka framtidens arbetsuppgifter. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Anställningens omfattning Anställningsform: Tillsvidare Omfattning: Heltid Tillträde: Snarast efter överenskommelse Ansökan Ansök senast: 2025-01-06 Anställning Antal annonserade tillfällen: 1 Övrigt Söderköpings kommun strävar efter att erbjuda en attraktiv arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. Inför rekryteringsarbetet har Söderköpings kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.